Gestionar, compartir y documentar el alcance de un proyecto puede ser una tareas complicada si seguimos haciendo uso de herramientas y tácticas obsoletas. Queremos compartir la experiencia de algunos profesionales que nos relatan cómo dieron con la solución a la gestión de proyectos, equipos y el tiempo.

En la empresa de logística Certel, el director de la empresa, Javier Fraile, comparte su experiencia para determinar el alcance de sus proyectos. "Nuestro equipo solía trabajar con diferentes herramientas, pero ninguna proporcionaba ventajas tangibles. Con cuatro locales diferentes repartidos por todo el país, nuestra empresa necesitaba un potente sistema de comunicación y compartir información y documentación. Necesitábamos tener un control general de la gestión con una tarjeta de puntuación equilibrada que nos diera todos los datos" apunta Fraile quien añade cómo la gestión de los equipos y del tiempo le resulta crucial para tener un alcance de los proyectos fiable. "Hoy contamos con una herramienta social de gestión de proyectos que nos proporciona el control de todos las tareas y los profesionales. Sabemos en todo momento quiénes son los integrantes de cada proyecto, cómo lo están solucionando y el tiempo que se está invirtiendo. Es un baremo absolutamente fiable y, sobre todo, eficaz para trabajar con el cliente. Desde una misma plataforma puedo controlar todo e inteactuar con mis empleados de forma inmediata"

Necesitábamos tener un control general de la gestión con una tarjeta de puntuación equilibrada que nos diera todos los datos

Contar con una herramienta en la que obtengas toda la documentación de alcance sirve para permitir a todos los participantes del proyecto y partes interesadas acceder en cualquier momento a un documento vivo. Consultarlo en todo momento y desde cualquier dispositivo reduce reduce todos los problemas de control de versión y confusión alrededor los profesionales encargados del proyecto y de los clientes.

Cómo documentar y comunicar el alcance del proyecto con todas las partes interesadas

Todavía hoy, encontramos empresas donde la información se queda por el camino. Correos que no llegan, archivos que se dispersan, múltiples documentos que necesitan ser escaneados, etc, etc. La comunicación se ralentiza y por lo tanto los resultados de la empresa también. Una empresa conectada y social asume que hay que acoger todos estos cambios y tomar medidas. Soluciones como herramientas sociales de gestión de proyectos, donde la información fluye y donde desde un mismo lugar y desde cualquier dispositivo se puede acceder a todo y gestionar el trabajo. Requisitos del equipo, expectativas, recursos disponibles, plazos, aspectos de calidad y todos los detalles que conlleva el alcance de un proyecto en una única herramienta.

Una empresa conectada y social asume que hay que acoger todos estos cambios y tomar medidas

Pedro Ruiz Coca, CEO de una empresa de Recursos Humanos tiene claro que estas plataformas son cruciales cuando se trata de documentar y compartir el alcance con las partes interesadas, "compartimos todos los archivos e informaciones utilizando en la funcionalidad de PROYECTOS todas sus utilidades como compartir los archivos, crear tareas y subtareas, eventos, listas o decidir la privacidad de los miembros. Además con el TRACKER somos capaces de saber con exactitud cuánto tiempo necesitamos para planificar tareas y proyectos usando datos reales para la toma de tus decisiones.

Para las compañías como la de Ruiz Coca su "estrategia ha funcionado muy bien dentro de nuestro flujo de trabajo permitiendo al equipo de desarrollo y las partes interesadas colaborar rápidamente en la solución de imprevistos, actualizarse de forma inmediata en el desarrollo del proyecto y tener, que es lo importante, el trabajo controlado y al cliente satisfecho".

Puedes probar cómo es el alcance de tu proyecto aquí.

Imagen: Pixabay