Más de la mitad de los grandes proyectos empresariales fracasan. Y no se debe a la falta de recursos, se debe a una mala gestión. Incluso las mejores intenciones necesitan el apoyo de una buena estrategia y planificación y, de un gerente que sepa cómo satisfacer las necesidades de los miembros del equipo.

El hecho es que, en muchas ocasiones, los proyectos están faltos de personal, las fechas de vencimiento están mal calculadas, las previsiones mal enfocadas y la comunicación entre los miembros del equipo mal orientadas y con canales obsoletas y dspersos.

Si has llegado hasta aquí, probablemente seas nuevo en la gestión de proyectos o estés buscando actualizar tu forma de gestionar tus trabajos. Al obtener una información más completa de cómo funciona la gestión de proyectos, podrás evitar caer en muchas trampas por la mala gestión e iniciar con tu equipo en un camino productivo y eficiente en todos los procesos.

La necesidad de la gestión del proyecto surge cuando una empresa decide emprender un trabajo fuera de las operativa normal; puede ser desde el lanzamiento de un nuevo producto, hasta la revisión de un proceso interno, la búsqueda de un nuevo canal de marketing o la presentación de una idea o producto a un nuevo cliente.

Estos proyectos requieren una gran cantidad de tiempo y coordinación. Al mismo tiempo, se espera que un proyecto produzca resultados tangibles, como un aumento en los ingresos, una nueva función de software que resulte atractiva a los clientes o la supervisión de un presupuesto. Por lo tanto, existen muchas maneras de pensar en la gestión de proyectos, desde el tamaño de la empresa, el tipo de proyecto...

La gestión del proyecto se puede examinar desde tres aspectos principales :

Gestión del tiempo: cómo se distribuye el tiempo: en tramos, con fechas de inicio y finalización, etc.

Gestión de tareas: cómo se desarrolla el trabajo: por tareas, por grupos, etc.

Gestión de personas: cómo se coordinan los esfuerzos de varios miembros del equipo hacia los mismos objetivos.

Con el dominio de los tres, se trabajará para asegurarse de que el proyecto se entregue a tiempo, contenga todas las partes necesarias y sea un esfuerzo de colaboración. De esta forma, la gestión de los proyectos muestra cómo los gerentes deben saber equilibrar los desafíos desde estos puntos de vista hasta conseguir el éxito del proyecto.

Las tres categorías se superponen con frecuencia y todas son vitales para el proceso de gestión del proyecto. Cada categoría debe tenerse en cuenta en la etapa de planificación y determinación del alcance del proyecto. Dependiendo de la longitud del proyecto, el equipo y el tipo, puede pasar más tiempo en una esfera que en otra durante todo el proyecto.

La buena gestión del tiempo

Los plazos perdidos son una de las principales razones del fracaso del proyecto. Sin una forma concreta de controlar el tiempo, el proyecto fracasará. Una planificación de la línea de tiempo nos ayudará a crear plazos informados. Por fin sabrás con exactitud cuánto tiempo necesitas para planificar tareas y proyectos usando datos reales para la toma de tus decisiones. Social Shared Tracker es una gran herramienta para la monitorización de proyectos y empleados y para mejorar la competitividad y maximizar los recursos de las empresas. Por fin sabrás las horas exactas que tus empleados y colaboradores han empleado en cada proyecto.

Tracker, se diferencia del resto de herramientas porque contempla todas las necesidades que una empresa requiere a la hora de conocer con exactitud cuánto tiempo necesitas para planificar tareas y proyectos usando datos reales para la toma de tus decisiones. Y es que Social Shared Tracker no es sólo una herramienta que rastrea cada minuto con precisión, además te muestra las áreas que necesitan más atención.

Crear listas de tareas visuales

Crea tareas y subtareas dentro de un proyecto y asígnalas a los miembros del equipo que consideres. Dispondrás de un completísimo muro exclusivo para cada tarea y subtarea y podrás tener un control total sobre la gestión de documentación relativa a cada una de ellas.

Las tareas aparecen listadas y con muchos elementos que te permiten su organización: banderas que diferencian con colores la prioridad del trabajo, tags o etiquetas que identifican más rápidamente el objetivo del trabajo y que permiten filtrar las tareas y subtareas para una búsqueda más rápida, arrastre de tareas que te posibilita ordenarlas en la posición que desees y visualización del número de comentarios que se han producido en el muro de la tarea o subtarea para el control de intervenciones.

Ayudando a los equipos a comunicarse y colaborar

Las personas son los activos más importantes para un proyecto y, a menudo, las más difíciles de administrar. Como gerente de proyectos, debe conocer a los miembros individuales del equipo y sus fortalezas y debilidades, así como también la forma en que colaboran, a fin de crear un entorno de trabajo productivo para todos.

La gestión de personas requiere la capacidad de coordinarse y comunicarse de manera efectiva. Parte de esto se puede hacer dentro de la herramienta utilizada en la administración de proyectos, y parte en el cara a cara con los integrantes del equipo.

En Social Shared puede programar una reunión, crear su agenda y registrar comentarios desde un solo espacio de trabajo. Ha llegado el momento en que las famosas “las reuniones” se adapten a los tiempos modernos. La inmediatez, tecnología y productividad se ha impuesto en muchos modelos de trabajo y tanto el empresario como los profesionales entienden la necesidad de no quedarse atrás.

En general, la combinación de comunicación clara y contextual dentro de la aplicación de administración de proyectos, así como el contacto en persona de forma regular, puede garantizar que los miembros del equipo trabajen a diario de forma óptima.