Quién nos iba a decir no hace mucho tiempo que los profesionales iban a poder desarrollar sus trabajos o tareas en equipo desde distintas ciudades o países. Trabajos que se pueden perfectamente coordinar con unos resultados impresionantes y que las barreras de espacio y tiempo no interceden en la fluidez de las interacciones y los resultados.

Es un hecho que la globalización y los avances tecnológicos han favorecido que el concepto de trabajo en equipo haya cobrado una nueva dimensión. Y es que la aparición de una cultura de la oficina remota no es algo que impida a las personas trabajar, comunicarse y colaborar de una forma cómoda y fluida. Es por esto que en los últimos años han aparecido herramientas que proporcionan a los equipos la mejor cultura del trabajo a distancia. Plataformas que salvan todas las barreras para que el trabajo a distancia sea fácil, agradable, productivo y muy rentable para las empresas.

Empezar con buen pie

Y sólo hay que hacerse a la idea. Una empresa que se está internacionalizando o que tenga oficinas por todo el mundo con franjas horarias distintas, pueden ahora franquear las barreas de comunicación. Se trata de una separación física que con una buena herramienta, una buena implementación y una mentalidad abierta y global nos va a generar una “máquina” muy bien engrasada para que las acciones empresariales entre trabajadores, directivos, clientes y proveedores sean rápidas, inmediatas, productivas y rentables para las compañías. Sólo hay que saber qué es lo que queremos, qué necesitamos y cómo ponerlo fácil a todos los usuarios.

Así, la construcción de una cultura de oficina remota se inicia desde el momento que hemos decidido la incorporación de un nuevo miembro a un proyecto. Es necesario tener claro el plan de acción o el procedimiento adecuado para asegurarse que el usuario no encuentra ningún obstáculo desde el principio. Es decir en la elección de la herramienta es necesario que sea intuitiva, fácil de manejar y que desde el principio los datos de acceso y registros sean sencillos. ¡Y es que las primeras impresiones valen mucho!

Por lo tanto, no sólo es necesario contar con todos los recursos correctos listos para la incorporación de los empleados, si no que también hay que asegurarse de que el trabajador inicia su ingreso en primer lugar presentándose al resto y haciendo que su nuevo entorno sea acogedor y fomente la interacción con todo el equipo.

Una herramienta amigable

Un ejemplo de herramienta “amigable” es Social Shared. Desde el momento que se tiene acceso a ella, cuentas con la posibilidad de crear tu perfil completando todos los campos que te vayan a ser útiles, presentarte en el muro de tu perfil o proyecto en el que se vaya a trabajar, empezar a seguir a las personas que te interesen, establecer comunicación a través de video conferencias, chats, mensajes privados o incluso en el foro o blog de la herramienta. Ofrecerles todos los canales y funcionalidades posibles para entablar una buena comunicación remota es imprescindible para una empresa con trabajadores que se encuentran en distintos lugares. Todos los mecanismos en la misma plataforma para evitar la dispersión, mensajes sin leer o archivos que no se encuentran. Herramientas centralizadas, inmediatez y fluidez es la clave.

Como decimos, los inicios son muy importantes para que los trabajadores sientan desde el primer momento que son parte de una comunidad con todas las herramientas para estar bien informado y poder comunicarse con inmediatez.

Un buen capitán en "remoto"

Esta cultura colaborativa y remota se incorporará de forma inmediata en la empresa con recursos como Social Shared. Y acabará calando en la esencia de la misma si las personas que deciden su implantación lo ejecutan de una forma referencial y manejando bien el “barco” desde el principio. Por este motivo, para empezar a navegar todos bien, es necesario que los “capitanes” del trayecto mantengan un contacto cálido desde el inicio. Han de ser buenos “introductores” de manera que mantengan el contacto necesario para que los empleados a distancia se sientan partícipes y escuchados y no parte de una pieza de la maquinaria corporativa. Si no es así, encontrarán muy pocos incentivos para seguir hablando con sus compañeros.

En la distancia y sin conflictos

Herramientas como Social Shared de gestión de proyectos, te ofrece todas las posibilidades para evitar cualquier punto de fricción o tensión entre los equipos. Es decir, no ha lugar a malos entendidos o falta de información puesto que las funcionalidades que ofrecen son muchas. Un muro general donde interactuar con todos, un muro por cada proyecto, tarea o subtarea donde tratar los temas del trabajo en cuestión, subir archivos, trabajar desde Dropbox o Google Docs, hablar a través de Skype o Hangout con la frecuencia que se estime, crear grupos con los miembros del equipo que te interesen, etc, etc. Esto nos permite estar en contacto permanente, conocer el progreso exacto de los proyectos, y obtener ayuda con cualquier impedimento del desarrollo de las tareas. Esto impedirá en todo momento ningún tipo de frustración o bloqueo por parte de los usuarios.

Humanizar la distancia

Al igual que con cualquier encuentro presencial, la herramienta permitirá establecer contacto con los compañeros de forma más informal y relajada. La creación de grupos de ocio con los mismos intereses (deportivos, culturales, etc.) permitirá contar “en la distancia” con otros lazos más lúdicos para que los trabajadores tengan la sensación de permanencia en un grupo de “personas” con sus gustos y aficiones que pueden compartir. Estas posibilidades harán que el trabajo se “humanice” y que las relaciones sean más completas. Ayudará mucho al día a día.

Ya hemos hablado en otras ocasiones de los beneficios de la denominada “gamification” en las empresas. Compartir juegos o aficiones fomentando incluso la competición amistosa, inspira la camaradería entre los empleados. Se puede compartir música, organizar juegos online o aconsejar películas para después comentarlas o debatirlas. También se puede disfrutar y pasar buenos ratos de forma online entre los compañeros que trabajan desde distintos departamentos, ciudades o países.

Todo es posible en una red social corporativa o de gestión de proyectos. Conseguir que los empleados interactúen con sus compañeros, que haya una buena comunicación y por lo tanto colaboración entre departamentos y que los componentes de un proyecto se vean motivados a dar lo mejor de sí mismos es algo que estas plataformas fomentan.

El trabajo a distancia puede ser difícil para los empleados y gerentes ya que a priori la comunicación puede no es tan natural, y las nuevas incorporaciones a menudo son más reacios a expresar sus problemas o necesidades. El quid es lograr la sensibilidad de una cultura colaborativa en la oficina remota. Enseguida se comprobará cómo estos problemas pronto se desvanecen favoreciendo la productividad y la cooperación.

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