Hoy por hoy, tenemos ya muchas herramientas a mano y tecnología mucho más avanzada para mejorar la productividad y la optimización del tiempo de las empresas aunque en muchas de ellas se sigue trabajando como hace 30 años. Emails, videoconferencias, llamadas telefónicas, textos, reuniones, interacciones, verbales son las herramientas que tenemos a nuestro alcance para impulsar nuestros proyectos. Demasiados canales para organizar el trabajo y las tareas entre departamentos.

Al final, te das cuenta que los equipos en las empresas medianas y grandes acaban trabajando por separado. Cada equipo especializado en un tarea termina por mermar la comunicación entre áreas por los volúmenes de trabajo que manejan. De esta forma, cada “departamento” acaba siendo independiente del resto, a pesar de estar todos trabajando en la misma empresa. Esta problemática es muy fácil de solucionar cuando convocamos a todos los miembros de un equipo en un mismo lugar y les entregamos las herramientas para trabajar en conjunto. De esta forma son capaces de ser más eficientes y productivos.

Utilizar herramientas de colaboración online para la optimización del tiempo y encontrar mayor efectividad, es una necesidad imperiosa en todas las empresas que requieren agilizar la gestión de proyectos y facilitar el proceso de colaborar con los miembros del equipo. La prestigiosa consultora McKinsey afirma que las empresas podrían** aumentar entre un 20 y un 25% su productividad al usar herramientas digitales** para colaborar y desde donde gestionar los trabajos.

Y no hay más que ponerse en situación. Cuántas veces no nos hemos visto en la circunstancia de descubrir, después de invertir mucho tiempo en una proyecto o presentación, que eso mismo ya había sido hecho un año antes. O necesitar información específica de algo para un cliente y no saber a quién recurrir. Y, sin ir más lejos, tener que encontrar un documento extraviado en la bandeja de entrada del correo electrónico que tenemos que entregar en muy poco tiempo.

Son situaciones muy comunes que se dan en empresas con mecanismos de comunicación y gestión de proyectos muy antiguos. Es innecesario en los tiempos que corren no aprovechar las herramientas empresariales que te van a dar la oportunidad de tener todo el conocimiento, los usuarios, proyectos, tareas, archivos, etc, en un mismo lugar.

Recientemente aparecían en distintos medios de comunicación digitales, diversos artículos en los que se plasmaba la eficacia de una herramienta social de gestión de proyectos, Social Shared, y se resalta como “hoy día aún existen compañías que no aplican herramientas correctas para desarrollar sus negocios de forma eficaz. Ante este escenario, emprendedores españoles han creado la red social corporativa Social Shared, pionera en optimización y gestión de proyectos para el entorno empresarial, y para la que han desarrollado un sistema de gestión de horas automatizado que monitoriza trabajos y empleados para mejorar la competitividad y maximizar los recursos de la empresa”. José Luis Sánchez, Cofundador y CEO en Social Shared, resalta en la publicación como “de aquí a un año el 60% de las compañías utilizará algún tipo de tecnología o plataforma social“.

En el caso de Social Shared, se facilita el trabajo de grupos de usuarios, entre ellos, empleados, clientes y proveedores, de forma centralizada para intercambiar archivos, realizar videoconferencias en tiempo real y compartir aplicaciones, unificando todo ello en un mismo espacio y pudiendo acceder desde ordenador, dispositivo móvil o desde cuentas de Google Drive, One Drive o Dropbox.