El otro día un conocido que tiene una empresa con unos 100 empleados comentaba que había formado un gran equipo de personas muy preparadas y con muchos conocimientos en el sector tecnológico.

El problema lo tenía a la hora de compartir y retener el talento de sus profesionales. Explicaba que estaban siempre intercambiando entre ellos "por corrilos" información acerca de las últimas tendencias y soluciones de determinados componentes. Le encanta escucharles y aprende mucho de ellos, decía, pero no encontraba la fórmula perfecta para poner en común la transmisión de todos esos datos para todo el equipo.

En este escenario que describe mi conocido, la información, aparte de no ser transmitida a otros para quienes podría ser de gran valor, se puede, además, perder con la salida o ausencia de los profesionales. Conclusión: se impide el avance del conocimiento y su mejora continua de la empresa.

¿Saben las empresas gestionar el conocimiento?

La respuesta es que, en general, no. Y las razones son obvias. No se dispone de la herramienta adecuada para canalizar la información. Cuando una empresa consigue ir creando una "memoria colectiva" tanto a través de sus distintos departamentos, como de sus mismos empleados, y facilita el que esta pueda ser compartida y asimilada por los equipos de trabajo, puede mejorar sus procesos y procedimientos a nivel interno y de cara a otras empresas con las que interactúa.

La memoria colectiva evita que se repitan errores

Así, se puede evitar que se comentan los mismos errores que otras veces. Además se puede ir mejorando los mecanismos utilizados para llevar a cabo diferentes tareas. Las empresas se pueden ir perfeccionando en tanto en cuanto aprendan a gestionar todo ese conocimiento fomentando que los empleados compartan sus aprendizajes. Indudablemente, favorecerá no sólo a una persona o grupo, beneficiará a toda la compañía.

El papel de las herramientas sociales de gestión de proyectos

En este concepto de cultura organizacional, el flujo de todos esos datos mencionados adquiere sentido en tanto en cuanto cada individuo o usuario reciba la información en el área pertinente para el desarrollo productivo. Y el papel de las herramientas sociales de gestión de proyectos (redes sociales corporativas) juegan un papel determinante.

Las redes sociales corporativas  o las herramientas sociales de gestión de proyectos constituyen una plataforma muy poderosa si está bien diseñada. Los profesionales y clientes podrán acceder a las distintas funcionalidades bien por el tipo de actividad, proyecto, rol, evento, tarea, etc. en la que participen. Los niveles de interacción de cada individuo se adapta según las necesidades: comunicación, conocimiento (intercambio de información en el muro, chat, blog, foros…), desarrollo de proyectos, participación de eventos, creación de grupos con multitud de objetivos (proyectos, solución problemas, intercambio con cliente…), desarrollo de tareas puntuales, etc.

La Red Social Empresarial ha de ser eje de toda la información empresarial que se genere en la compañía y ha de mostrar y contar con unos mínimos para hacerlo posible, según explicábamos en una anterior publicación:

• Base de datos de toda la empresa transparente y accesible. 
• Función de simplificar el trabajo de todos los empleados. 
• Contener funcionalidades para acceder a diferentes tipos de documentos (vídeos, textos, archivos, imágenes, audios).
• Fortalecer la comunicación de toda la empresa. 
• Reciclar la información de forma constante y ágil. 
• Agilizar el aprendizaje y formación de los usuarios.
• Reducir los costos administrativos en el intercambio de documentos o información compartida. 
• Aumentar la productividad en todas las áreas.

Por lo tanto, siempre habrá una gran diferencia entre las empresas que avanzan y las que se quedan estancadas. Gracias a una óptima gestión del conocimiento, podrán estar en una evolución constante que les llevará a mejorar y perfeccionar sus procesos.