Los smartphones, portátiles, dispositivos móviles en general son ya herramientas imprescindibles de trabajo que están haciendo que proliferen los equipos virtuales. Hoy se trabaja ya desde la oficina, una cafetería, hotel o desde casa sin ningún problema.

Pero qué ocurre cuando los trabajadores que forman los equipos virtuales se quejan de la comunicación. Es el caso de Mario Santos, responsable de una empresa de idiomas que trabaja con distintos equipos y en países diferentes. "Cuando todos trabajamos desde una ciudad distinta del mundo, lo que más se echa de menos es una comunicación efectiva. Nosotros la encontramos a través de herramientas sociales de gestión de proyectos donde la comunicación se nos hizo más inmediata y fluida. Hasta entonces, teníamos que hacer un sobreesfuerzo por dar con la interacción que necesitábamos a través de presentaciones, archivos y documentos. Era un poco caótico", comenta Santos.

Este equipo se comunica a través de Social Shared, una herramienta que permite crear chats de grupos —puede ser por cada departamento o sección—, intercambiar documentos y archivos, hacer videoconferencias, tener una comunicación a través del muro o foros. Se trata de una plataforma pensada para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Por eso en la empresa de Mario ya no se utiliza el correo electrónico ni abrir muchos hilos de conversación. Trabajan en abierto para que todos los miembros del equipo o de los equipos puedan estar al día de todo, compartir tareas, informes , resultados y conocer con exactitud en que punto está determinado proyecto

Estas herramientas de gestión de proyectos como Social Shared permiten compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. Además, utilidades como el Tracker permiten la monitorización de proyectos y empleados para saber con exactitud cuánto tiempo necesitas para planificar tareas y proyectos usando datos reales para la toma de tus decisiones.

Cómo dirigir equipos virtuales

Dirigir equipos "en remoto" hacen falta también ciertas habilidades que tienen que estar asociadas con el compromiso y la capacidad de organización. En tanto en cuanto trabajar de forma independiente requiere ciertas responsabilidades y confianza por parte de los líderes, la transparencia es vital para dirigir equipos virtuales.

También es cierto que los equipos muy grandes acaban siendo complicados de gestionar y se termina apreciando que reducen su esfuerzo y su responsabilidad. Conforme aumenta el número de empleados, disminuye su sensación de responsabilidad de cara a los resultados. Es lo que los entendidos llaman efecto Ringelmann, también conocido como comportamiento "free rider" o problema del polizón. Es un concepto que indica la aparición de la tendencia a disminuir el rendimiento en un grupo; es decir, a medida que su tamaño aumenta, la productividad del grupo decrece, por lo que el esfuerzo del conjunto no es igual a la suma de todos los esfuerzos de los miembros de forma individual.

En cualquier caso, el equipo necesita un tipo de liderazgo muy particular en comparación con lo que podríamos llamar el liderazgo tradicional. Es crucial en la formación de un equipo encontrar a la persona que sea capaz de sacar lo mejor de cada individuo y del equipo en su conjunto. Los líderes construyen sus relaciones a base de confianza y lealtad y que logre poner un ambiente amigable y motivante para que las ideas fluyan. No hay opiniones o ideas malas, cada miembro puede aportar cosas valiosas. Anima a los miembros de tu equipo a compartir información y actuar con armonía. Por lo tanto, el trabajar virtualmente no supone solo un cambio en la forma de trabajar de los empleados, también en la de sus responsables.

El intercambio de ideas y del conocimiento, fomentar la escucha entre los miembros del equipo fomentará la creatividad y te ayudará a tomar decisiones acertadas. Por eso, es muy importante se organicen reuniones periódicas para conocer avances y experiencias de cada uno de los integrantes. La “lluvia de ideas” son muy útiles para la integración del equipo y para generar contenidos y planteamientos muy provechosos.