La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores. Mejorar la productividad de éstos afectará positivamente en la rentabilidad de la organización. Los ladrones de tiempo son esa suma de acciones o herramientas obsoletas que nos resta horas de trabajo efectivo. Además, a lo largo del día surgen imprevistos que necesitan de resoluciones rápidas pero que tendrán difícil arreglo si contamos con las herramientas adecuadas. Detectar a los “ladrones de tiempo” nos ayudará a combatirlos y a saber por dónde tenemos que atacarlos.

Comunicación ineficaz

La comunicación en las empresas ha ido evolucionando en el mundo empresarial hasta alcanzar una importancia definitiva en la consecución de los objetivos. Las herramientas sociales de gestión son canales que por sus características colaborativas y de gestión, están propiciando en las empresas una comunicación interna efectiva con empleados más involucrados en los proyectos. Si no transmitimos mensajes claros a través de herramientas eficaces es muy posible que se realice mal el trabajo lo cual supone una enorme pérdida de tiempo.

Reuniones

Cuando asistimos a una reunión profesional es inevitable invertir tiempo y dinero en la organización de estos encuentros. Ya explicábamos en un anterior post como Peter Drucker, el padre del management moderno, decía que cuando un directivo dedica más del 25 por ciento de su tiempo laboral en reuniones, era resultado de una mala organización. Aseguraba que las reuniones dejan de ser productivas cuando se vuelven tan recurrentes. Por lo tanto ha llegado el momento en que las famosas “las reuniones” se adapten a los tiempos modernos. La inmediatez, tecnología y productividad se ha impuesto en muchos modelos de trabajo y tanto el empresario como los profesionales entienden la necesidad de no quedarse atrás.  Las reuniones virtuales se han convertido en una alternativa para mantener ese contacto, también con clientes, proveedores y socios. Con las redes sociales corporativas, los trabajadores acuden a las reuniones con dispositivos electrónicos conectados en los que utilizan herramienta adicionales de trabajo para mostrar, compartir o trabajar conjuntamente en documentos, proyectos, trabajos.

Retención del conocimiento

Las personas se van y, en muchas ocasiones, la información y el conocimiento no permanece. No se aprovecha el talento de los profesionales ni dentro ni una vez que han salido de la corporación. Social Shared es una herramienta donde el conocimiento permanece y todo se archiva de forma ordenada y fácil de encontrar. Se queda disponible para toda la compañía en forma de archivos, documentos, artículos en blog, foro, etc. Al tratarse de una herramienta colaborativa esta información puede ser utilizada por todos los usuarios de la plataforma como una “enciclopedia corporativa del conocimiento”. Además, se trata de información como procedimientos, proyectos, ideas, documentación o aportaciones valiosas que se pueden ir completando o actualizando.

El conocimiento se encuentra dentro de la misma empresa. Incluso cuando hablamos de buscar opiniones o información acerca de un tema en concreto que pueda favorecer una negociación o un trabajo, es muy reconfortante y productivo encontrar las respuestas dentro de la empresa. En segundos podrás con Social Shared encontrar a la persona correcta que según sus conocimientos, experiencia o responsabilidades podrá sin duda dar respuesta a las necesidades concretas para ese momento. Social Shared, es una herramienta para compartir con todos los problemas que queremos resolver y contar con un espacio para proponer y discutir ideas. Reduciremos costes, mejoraremos el servicio al cliente o propondremos cómo lanzar un nuevo producto. Todos estarán involucrados en las propuestas o solicitudes y aportarán sus soluciones.

Desorganización

El no contar con una organización en condiciones, es otro “ladrón del tiempo” que nos hará perder mucho tiempo. No encontramos documentos que nos enviaron hace tiempo, no sé cuál es la última versión de un documento en el que estoy trabajando, etc. La posibilidad de contar con funcionalidades que te permitan organizar todos tus tareas, documentos y archivos en un mismo lugar, es una ventaja y beneficio por lo que muchas empresas están ya apostando. Todo centralizado: archivos, proyectos, tareas, trabajos, documentos, conocimiento, conversaciones, aplicaciones...

Queremos insistir en que la comunicación externa y la comunicación interna de una empresa han de ir de la mano, juntas pero no revueltas y dentro de una estrecha relación llevada con coherencia. Es decir, si una empresa cuenta con una estrategia de comunicación externa, sería coherente que implantara una estrategia de comunicación interna en tanto en cuanto siempre va ayudar a incrementar en el trabajador ese sentimiento de pertenencia, implicación y compromiso hacia la empresa. Estos profesionales son el principal activo de las organizaciones ya que son los que se presentan como los embajadores y prescriptores que difunden una imagen de marca de cara al exterior. Por lo tanto, ambas estrategias han de estar coordinadas y bien dirigidas para que el trabajo evangelizador de ese empleado empiece desde dentro motivado, implicado y valorado. Estos factores de mejora lo proporcionarán las redes sociales de gestión.