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Isabel y Álvaro, las dos caras de cómo trabajar en la gestión de un proyecto
Volver 16 January 2018

Érase una vez, en una oficina como la tuya y dos trabajadores con visiones opuestas de cómo trabajar en la gestión de proyectos. Isabel y Álvaro son las caras opuestas de una moneda.

Estos profesionales son parte de los equipos de gestión de proyectos de una empresa de tecnología. Por una parte, Álvaro prefiere y utiliza una gestión tradicional para desarrollar su trabajo con hojas de cálculo, reuniones presenciales, utilización del correo electrónico y su propia lista de tareas. Sin embargo a Isabel le encanta trabajar con Social Shared.

Vamos a demostraros cómo varían las formas de trabajar de ambos y cómo afecta a sus vidas y a la productividad de la empresa.

Paso 1: Organización

Estas pasadas Navidades, tanto Isabel como Álvaro tenían que terminar sendos proyectos antes del día 22 de diciembre. Álvaro necesitaba una media de 4 semanas para llevarlo a término de forma holgada con diversas reuniones con proveedores y clientes. Entre reuniones y gestiones varias, Álvaro pierde ya una semana. Mientras, Isabel organiza sus reuniones y agenda a través de Social Shared con la asignación en su lista de tareas de varias personas al proyecto. Cuando se van concluyendo los trabajos, se actualizan y sabe perfectamente el estado de su proyecto. Mientras tanto Álvaro hace seguimiento con reuniones constantes y correos cruzados.

Paso 2: Coordinación

Ambos necesitan la revisión y aprobación de cada miembro del equipo de su proyecto. Él comienza un hilo de correos electrónicos pidiéndole a cada miembro que contribuya. Empiezan a llegar los comentarios y la participación de todos por email pero es complicado conseguir seguir el hilo y llegar a acuerdos.

Isabel pide lo mismo a los miembros de su equipo en Social Shared. Todos tienen ya recogidas sus impresiones en el muro del grupo creado para el proyecto e Isabel puede verlo en tiempo real lo que está sucediendo.

Lo dos han conseguido tener sus proyectos revisados, cada uno a su manera. Es el momento de empezar a trabajar con las personas que lo van a desarrollar, colaboradores y subcontratados.

Paso 3: Desarrollo

Álvaro tiene una reunión con cada colaborador para presentar su idea y envía un correo electrónico después de la reunión con todos los detalles y necesidades de lo tratado. Al cabo de una semana pregunta a cada uno de ellos; parte van con retraso, otros presentan sus trabajos con errores y otro de ellos lo tenía “aparcado”. Necesita otra semana para arreglar todo a través de más reuniones, correos electrónicos y llamadas varias.

Isabel creó un grupo con los nuevos colaboradores asignando cada tarea. Supervisa a cada parte interesada con las actualizaciones y el trabajo que va desarrollando. Sobre la marcha resuelve dudas y continúa trabajando en sus propias tareas. Álvaro siguen con sus problemas. Continúa con reuniones y correos interminables intentando aclarar dudas para que el proyecto siga rodando. La fecha límite ya está encima y no puede atender las necesidades navideñas para los suyos (tienen dos hijos y todavía no tiene sus regalos).

Isabel ya tiene todo practicamente terminado. Lo tiene todo bajo control y ya está en unos grandes almacenes eligiendo el regalo de su padre. Desde el móvil recibe a través de la herramienta social de gestión de proyectos, Social Shared, un mensaje de una parte del equipo con una duda. La resuelve en 3 segundos y continúa sus compras. Tomando un café echa un vistazo a la herramienta desde el móvil y puede observar que la lista de tareas está casi concluida. Además, varios integrantes del equipo están interactuando entre ellos para completar coordinadamente sus trabajos con gran éxito.

A medida que van terminando, Isabel lo aprueba y cierra la tarea. Establece a continuación la asignación del proyecto con todo terminado al jefe de finanzas para que aporte su punto de vista y sigue probándose en una tienda un vestido para fin de año maravilloso.

Paso 4: Ejecución

En este punto, Álvaro está inmerso en los más absolutos de los caos. Está discutiendo con sus colegas, encontrando cada vez más problemas, corriendo de aquí para allá de un equipo a otro, y llamando frenéticamente a unos y a otros intentado recuperar el control.

Isabel, ha concluido su trabajo. Está tomándose un vino con sus amigos. Es el día antes de nochebuena y hace ya una semana que terminó su proyecto. Sabe perfectamente a través del Tracker de Social Shared, el tiempo invertido por cada colaborador y las horas facturables. Ya tiene los listados descargados de Social Shared y todo compartido con su jefe. ¡Todo un éxito!

Conclusión: El caso de Isabel y Álvaro es más común de lo que nos pensamos. Por una parte, todavía hay empresas que dejan trabajar a sus trabajadores como hace 30 años, y por otro, ya hay directivos que se han subido al carro de las nuevas tecnologías para mejorar la productividad de sus empresas. Hoy por hoy, tenemos ya muchas herramientas a mano y tecnología mucho más avanzada para mejorar la productividad y la optimización del tiempo aunque en muchas de ellas se sigue trabajando como hace 30 años. Emails, videoconferencias, llamadas telefónicas, textos, reuniones, interacciones, verbales son las herramientas que tenemos a nuestro alcance para impulsar nuestros proyectos. Demasiados canales para organizar el trabajo y las tareas entre departamentos.

Utilizar herramientas de colaboración online para la optimización del tiempo y encontrar mayor efectividad, es una necesidad imperiosa en todas las empresas que requieren agilizar la gestión de proyectos y facilitar el proceso de colaborar con los miembros del equipo.

Imágen: Freepick