Los interesados de un proyecto, stakeholders, son aquellos que de alguna manera ejercen influencia sobre el proyecto y se pueden dividir en cuatro grupos principales:

• Los beneficiarios del proyecto.
• Los que implementan el proyecto.
• Los que toman decisiones que afectan al proyecto.
• Los que financian el proyecto.

La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre, es mayor al inicio del proyecto.

Consecuencias de una ineficaz participación de los interesados

• Falta de definición y estrategia del trabajo.
• Problemas derivados de los recursos asignados al proyecto.
• Cambios de normativas que afecten al proyecto.
• Reacción negativa de la comunidad frente al proyecto.

Todos estos posibles problemas derivados de la falta de participación de los interesados del proyecto terminan afectando, en última instancia, al presupuesto y a los plazos del mismo.

Gestión de los componentes de un proyecto

Es importante que tengan información por lo que se necesita identificar a todos aquellos individuos y organizaciones afectadas por el proyecto, analizar sus necesidades, expectativas y potencial impacto sobre el proyecto y desarrollar las estrategias adecuadas para implicarles de forma efectiva en las decisiones y ejecución del proyecto. Se trata de buscar el equilibrio óptimo que satisfaga a todos los actores, dentro de unas circunstancias dadas.

El proceso para hacer la gestión de los interesados del proyecto implica comunicarse activamente por lo que es necesario utilizar herramientas sociales de gestión de proyectos (Social Shared) para que esa interacción entre los participantes sea fluida, rápida y efectiva.

Para ello, estas herramientas realizan esta gestión de los interesados del proyecto de la siguiente manera:

• Registro de cada uno de los interesados.
• Registro del proyecto.
• Gestionar la participación y funciones de cada uno de los interesados.
• Controlar la interacción de todos los interesados.
• Ofrecer todas las herramientas y funciones necesarias en la plataforma social de gestión de documentos, archivos, tareas, eventos,notificaciones, integraciones, recursos, muros, chat y mensajería privada
• Existen redes sociales corporativas o herramientas sociales de gestión de proyectos que cuentan con una herramienta de gestión del tiempo (tracker) para la monitorización de proyectos y empleados. Es la forma de mejorar la competitividad y maximizar los recursos de las empresas

Estrategias de comunicación en la gestión de Stakeholders

• Definir claramente los procesos y procedimientos para la comunicación de información, como Social Shared. Establecer con claridad los distintos procedimientos a seguir para el manejo de las comunicaciones en el proyecto. Es imprescindible que todos los involucrados conozcan el plan de comunicaciones del proyecto.

• Identificar las necesidades reales de información de los interesados del proyecto. Acordar con los interesados que tipo de información será requerida y cual será facilitada y también con qué frecuencia será distribuida. Controlar a lo largo del proyecto los posibles cambios en las necesidades de información.

• Establecer una estructura para el manejo de las comunicaciones. Proponer la realización de reuniones efectivas para su gestión que se pueden realizar en las herramientas sociales de gestión de proyectos de forma muy efectiva a través de videoconferencias con los integrantes del proyecto mediante Hangout o Skype de manera rápida y directa.

• Practicar la empatía y la asertividad en nuestras relaciones con los distintos interesados del proyecto, con el fin de generar soluciones consensuadas y de provecho para todas las partes interesadas. Fomentar alianzas con la finalidad de influir en las personas que representan posibles barreras al proyecto para elevar su nivel de apoyo.