La organización que enfocada su negocio a través de proyectos, ha visto ya la gran necesidad de implementar cambios en sus procesos para incrementar la eficiencia y competitividad.

Las empresas han empezado a tomar conciencia y a desarrollar una buena metodología que les ayude a disminuir los riesgos y los costos y a aumentar la rentabilidad de las corporaciones. Por este motivo, la adecuada gestión de proyectos aporta grandes beneficios y ventajas en términos de maximización de calidad como de manejo eficiente de recursos.

La gestión de proyectos se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos. La gestión de proyectos es un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos del proyecto de principio a fin. Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), los procesos se guían por cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. La gestión del proyecto se puede aplicar a casi cualquier tipo de proyecto y es ampliamente utilizado para controlar los complejos procesos de los proyectos.

Las organizaciones deben tomar conciencia y desarrollar unos buenos procedimientos que les permita reducir los riesgos y costos. En este contexto, el rol del Jefe de Proyecto es clave para el éxito de los proyectos, siendo la persona capaz de gestionar las restricciones del mismo: el alcance, la calidad, el tiempo, los costos, los riesgos y la satisfacción del cliente (interno y externo).

Tareas del Jefe de Proyecto

• Definición y presentación del proyecto: el Jefe de Proyecto debe participar también en la presentación de las etapas. Teniendo un rol de intermediario entre la gerencia, los responsables de las tareas y el cliente.

• Planificación: Una vez definida la presentación, la planificación es el momento clave en donde se definen fechas, plazos, responsables, recursos y costos.

• Establecer los objetivos: deberá redefinir los objetivos en función de la petición del cliente y del desarrollo del proyecto.

• Supervisión de tareas: El jefe de Proyecto debe estar al tanto de cada tarea, medir su evolución y el desempeño de los involucrados, así como también detectar los riesgos asociados. Gran parte del éxito o fracaso de los proyectos depende del grado de supervisión y de la medición de los esfuerzos. Para ello, la herramienta de gestión de proyectos Social Shared ha desarrollado una función denominada “Tracker” donde se monitorizan los proyectos de forma que se conocerá las horas exactas que tus empleados y colaboradores han empleado en cada proyecto.

• Implementación de soluciones o cambios: deberá tener la capacidad de gestionar los recursos, implementando cambios y soluciones. Exige la capacidad de evaluar con criterio y muy de cerca el avance del proyecto.

• Con herramientas colaborativas como Social Shared la capacidad de realizar este seguimiento es tremendamente fácil ya que la gestión de los proyectos, conversaciones, rendimiento del equipo, tareas, conversaciones y documentos están en un mismo lugar.

• Implantar la gestión de proyectos de una forma efectiva es sólo posible si existe una involucración activa de un director de proyectos que sepa y conozca las posibilidades que ofrece una herramienta social de gestión como Social Shared. Es intuitiva y muy fácil de utilizar para el equipo e incluso clientes y colaboradares. De esta forma, tanto el jefe de proyecto como todo el equipo involucrado van a poder ver a tiempo real lo que sucede en cada momento, las personas involucradas, los trabajos, los archivos subidos, los documentos, el tiempo invertido…Todo desde la misma plataforma y desde cualquier lugar y dispositivo.

Desde nuestra experiencia sabemos que la persona encargada de la gestión de un proyecto en el que hay involucradas muchas personas e incluso departamentos (también desde distintos países), ha de contar necesariamente con las herramientas y tecnología adecuada para el buen desarrollo de un proyecto. Ganará en organización, rentabilidad, productividad y, lo que es más importante, en contar con equipos que pueden involucrarse y dar lo mejor gracias a estas plataformas.