Las reuniones se adaptan a los tiempos modernos

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Volver 22 February 2018

Vamos a ponernos en situación. Hace años cuando asistíamos a una reunión profesional era inevitable invertir tiempo y dinero en la organización de estos encuentros. Los pasos eran, primero, encontrar una fecha idónea para todos convocados y, segundo, reservar una sala bien ubicada y que reuniera las condiciones tecnológicas adecuadas.

Hoy, las cosas han cambiado tremendamente. Gracias a las reuniones virtuales, el ahorro de costes en transportes (sobre todo cuando es necesario viajar a distintas ciudades o incluso fuera de España), salas, dietas, etc, etc. así como la optimización del tiempo empleado en la organización, ha llevado a que las empresas y, más con los tiempos que corren, se hayan dado cuenta que con las nuevas herramientas virtuales se pueden desarrollar puestas en común con la misma eficacia o más que las presenciales.

Peter Drucker, el padre del management moderno, decía que cuando un directivo dedica más del 25 por ciento de su tiempo laboral en reuniones, era resultado de una mala organización. Aseguraba que las reuniones dejan de ser productivas cuando se vuelven tan recurrentes.

Parece que en nuestro país existe ya un alto porcentaje de reuniones que se realizan de manera virtual y la tendencia va en aumento. Hoy en día ya se están implementando tecnologías que no sólo permiten mantener una reunión de forma virtual entre personas localizadas en distintos puntos, sino que con nuevas herramientas como las Redes Sociales Corporativas, los trabajadores acuden a las reuniones con dispositivos electrónicos conectados en los que utilizan herramienta adicionales de trabajo para mostrar, compartir o trabajar conjuntamente en documentos, proyectos, trabajos. Así, la combinación de distintas tecnologías contribuyen a que estas reuniones sean más productivas, al incluir opciones para compartir y modificar documentos conjuntamente y en tiempo real.

Por esto, la estandarización y la demanda de modelos accesibles desde cualquier dispositivo han obligado a mejorar los formatos y permitir así conferencias desde ordenadores, tablets y teléfonos móviles de forma simultánea, algo inimaginable hace apenas 10 años.

Todas estas ventajas se traducen en una mejora en la productividad de los empleados, una mayor flexibilidad de comunicación entre estos y, como ya hemos comentado, en una reducción de los costes de desplazamientos por reuniones.

Ha llegado el momento en que las famosas “las reuniones” se adapten a los tiempos modernos. La inmediatez, tecnología y productividad se ha impuesto en muchos modelos de trabajo y tanto el empresario como los profesionales entienden la necesidad de no quedarse atrás.

Las reuniones virtuales se han convertido en una alternativa para mantener ese contacto, también con clientes, proveedores y socios.

Así pues, la red ha sido el mejor medio para que cualquiera pueda sacar lo mejor de la nube para establecer relaciones laborales, contactos o de trabajo colaborativo en cuestión de segundos.