Seguro que te suena esta historia...

El otro día llegué a la oficina y recordé que en tres días venían a verme unos proveedores de Portugal para cerrar unas negociaciones con las que llevamos meses. Ya quedaba menos para "finiquitar" con este proyecto que me estaba quitando ya el sueño.

Como siempre, rellené los trámites para reservar la sala de reuniones de la empresa con el material que iba a necesitar: seis sillas, un par de pantallas, el ordenador que utilizamos para las presentaciones, café, agua y unos cuadernos y bolígrafos. Se lo envié por correo a la persona que se encarga de estas cosas, Nacho, y me olvidé del asunto. Yo personalmente les recogería en el aeropuerto.

A las dos horas me contesta Nacho diciendo que la sala ya está reservada desde hace días a otro compañero y que las otras dos que tenemos disponibles más pequeñas también. Por supuesto se me atragantó el café y entré en “pánico”. Corrí a hablar con Nacho para buscar otras posibilidades e investigar quién tenía las salas pero Nacho estaba reunido toda la mañana y por la tarde se había pedido el día libre. Hasta mañana no iba a poder resolver nada y en dos días tendría en la oficina a cuatro altos directivos de una empresa portuguesa.

¿Te suena? Seguro que sí. Esta situación se da más a menudo de lo que pensamos en las empresas. Sobre todo después de los años que llevamos con una crisis devastadora en la que se han recortado muchos recursos y las compañías se han tenido que “apretar el cinturón” para ahorrar en costes y gastos.

En las empresas solventes también se enfrentan en muchas ocasiones a esta falta de organización, demasiados empleados y demasiadas reuniones y eventos. Al final siempre algo falla. Y, se pueden buscar soluciones y, muy buenas, con organización y con las herramientas que te permitan administrar los recursos compartidos de una empresa.

FUNCIÓN DE RECURSOS

Hablamos de la función de nuestra herramienta social de gestión de proyectos, Social Shared Corporate, denominada RECURSOS con la que nos vamos a poder evitar, seguro, la situación descrita anteriormente y , muchos trastornos mas.

Es una funcionalidad que muy pocas herramientas de gestión de proyectos para empresas tienen: la posibilidad de administrar los recursos de una organización (como salas de juntas, material, libros, ordenadores, proyectores, pantallas, vehículos, móviles, etc.) 
fijando tus reservas con el tiempo que desees, tan sólo en unos segundos y con un solo click. No tendrás que preocuparte en desplazamientos y conversaciones con distintas personas de la organización, es rápido y con la seguridad de no encontrar incidencias de última hora. 


Os lo mostramos:

En el momento que crees un evento, reunión o presentación, podrás reservar la sala, el proyector y demás recursos que necesites para que tu reunión sea un éxito con un proceso muy rápido y evitando situaciones de doble reservas de salas o como la que hemos introducido el post.

Y es que cada recurso dispone de una completa ficha con amplia información y un histórico de reservas de forma que te permitirá saber quién ha usado cada recurso y las veces que se ha usado.

Así pues, nuestro amigo Nacho podrá dedicar parte de su tiempo a otras cosas porque esta funcionalidad de RECURSOS le ahorrará muchos quebraderos de cabeza. Con esta utilidad, cualquiera y de una forma muy fácil y rápida puede reservar uno de los coches de la empresa o la sala que mejor se vaya adaptar a tu presentación, en tan sólo unos minutos.

Los RECURSOS forman parte de un conjunto de utilidades de nuestra herramienta Social Shared Corporate, cuya capacidad ya ha sido comprobada por muchas empresas con un gran éxito y garantiza a las compañías el aumento de su rentabilidad y la optimización de sus recursos. Y es que desde Social Shared Corporate llevamos el trabajo en equipo a otro nivel haciendo la colaboración y comunicación mucho más ágil y eficiente.

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Imágen: Freepick